個人情報保護方針

キタイ設計株式会社（以下、当社という）は、測量業務、地質調査、補償コンサルタント業務、工事監理業務を含む土木設計・建築設計及び地理情報管理業務に携わる企業として、住みよいまちづくりのための事業活動を行っております。
その事業活動を通じて知り得た個人情報および当社社員の個人情報（以下、個人情報という）を確実に保護することは、当社が守るべき重要な社会的責任であると認識しております。
当社の事業活動において取得した個人情報は以下の方針に基づいて適切に取り扱うことによって、その社会的責任を果たしてまいります。

1. 適正な個人情報の取得、利用及び提供
   • 個人情報の取得にあたっては、適法、かつ、公正な手段によって取得いたします。
   • 個人情報の利用にあたっては、以下に示す利用目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。
   • 取得した個人情報の目的外利用はいたしません。また、そのために必要な管理措置を講じます。
2. 個人情報の委託について
   • 受託業務に関連する個人情報については、仕様書に定める受託業務の遂行に必要な範囲で、当社の委託先に提供することがあります。なお、再委託に際しては、共通仕様書等にしたがって必要となる承諾を得るとともに、再委託先においても当社の規定に基づいた安全管理措置を講じます。
3. 第三者提供について
   • 本人の同意を得ている場合、法令に基づく場合等を除き、取得した個人情報を第三者に提供することはありません。
4. 法令及び規範の遵守
   • 個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を常に把握することに努めるとともに、社員に周知し、遵守いたします。
5. 個人情報の安全管理措置および是正処置
   取得した個人情報への不正アクセス、個人情報の漏洩、滅失、又は毀損などの様々なリスクを防止・是正するために、以下のような対策を講じます。
   1. (1) 情報の正確性の確保
      取得した個人情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。
   2. (2) 安全管理措置
      個人情報の管理に関する社内規定を整備し、それに基づいた取扱いを徹底します。
   3. (3) 従業者の監督
      内部監査により、安全管理の徹底状況を監視するとともに、従業員については、個人情報の取扱いに関する誓約書を交わし、関連規定に違反した場合は、就業規則に基づき厳しい処置を講じます。
   4. (4) 委託先の監督
      個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、関連する規定に定める用件を満たした委託 先にのみ委託を行い、適切な管理を行います。
   5. (5) 保存期間と廃棄
      取得した個人情報については、保存期間を設定し、保存期間終了後は廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。
6. 個人情報の取扱いに関する苦情及び相談を受けた場合は、その内容について、迅速に事実関係等を調査し、合理的な期間内に誠意をもって対応いたします。
7. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムを定期的に見直し、継続的に改善していきます。

改訂：2022年7月15日

キタイ設計株式会社
代表取締役　梶 雅弘

個人情報の取り扱いについて

1.個人情報の取得と利用目的

当社は、あらかじめ個人情報の利用目的を明示しその範囲内で利用いたします。
利用目的の範囲を超えて個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご本人へ連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。
尚、当社の個人情報の利用目的は以下のとおりです。

保有する個人情報	利用目的	開示対象
取引先様に関する個人情報	取引企業様との連絡、協力、交渉、契約の履行、履行請求等のため	○
従業員に関する個人情報	人事管理（勤務管理、給与支払、公的機関への各種届出等）に関わる業務のため	○
採用応募者に関する個人情報	採用応募者への情報提供および連絡のため 当社での採用業務管理のため 従業員の人事管理に関わる業務を行うため	○
受託業務に関する個人情報	受託業務(建築・土木設計業務、測量業務、地理情報管理業務、補償コンサルタント業務)遂行のため	×

2.個人情報提供の任意性

当社への個人情報の提供は任意ですが、当社が必要として指定した情報をご提供いただけない場合、利用目的に記載したサービスの提供ができない場合があります。

3.個人情報の提供

当社は、次の場合を除き、個人情報を第三者に開示又は提供いたしません。

• 法令に基づく場合
• 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
• 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

4.個人情報の委託

当社は、ご提供いただいた個人情報を利用目的の範囲内で第三者に委託する場合があります。
委託する第三者は、個人情報の安全管理水準を満たしていることを確認した上で選定し、契約などにより適切な監督を行います。

5.個人情報の開示等

当社にご提供いただいた個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加、削除、利用の停止、消去又は提供の拒否（以下、「開示等」という）を希望される場合は、以下の手続きによりご請求ください。

6.個人情報についてのお問い合わせ

開示等、苦情・ご相談のお問い合わせは、以下までお願いいたします。